Meeting aziendale
Come organizzare un meeting di successo

Santa Maria degli Ancillotti
News & eventi

Organizzare un meeting aziendale non è facile come possa sembrare, soprattutto se puntiamo su una buon riuscita, utile anche per lasciare traccia nella memoria dei nostri partecipanti, spesso si partecipa a meeting organizzati male, dove i risultati anche se raggiunti vengono sminuiti.

Le varie tipologie di meeting
La tipologia del nostro meeting, può essere un incontro aziendale, una riunione a carattere politico/ sociale, oppure un evento sportivo ecc. È ovvio che la tipologia dei partecipanti varia, come varierà l’organizzazione tempistica, legata appunto alle necessità individuali di ogni singolo soggetto partecipante. Se dovremo, per esempio organizzare un evento sportivo, sicuramente la buona riuscita sarà legata all’organizzazione necessaria per accogliere gli atleti, spogliatoi grandi e accoglienti, con la possibilità depositare gli effetti personali in tutta sicurezza, rispettare i tempi di gara dando supporto con personale adeguato, per esempio ai giudici di gara(qualora necessari). Pensare alla sistemazione del pubblico, su gradinate ampie ben illuminate, sapendo che spesso il pubblico è composto da parenti ed amici degli atleti che non disdegnano certamente di fare qualche foto, quindi uno spazio adeguato in fondo alle gradinate è quello che ci vuole.

Come organizzare un meeting aziendale:
Cosa diversa se vogliamo organizzare un meeting di lavoro, per prima cosa dobbiamo sapere bene le motivazioni, sapere cioè quali sono gli obiettivi da raggiungere. Di conseguenza si individuerà il nostro target di partecipanti, il numero dei partecipanti stessi, questo è molto importante perché la buona riuscita del meeting dipende molto dalle motivazione dei singoli soggetti, e dalla possibilità di interagire in modo adeguato; per esempio in un meeting con molte persone, dove sono previsti degli interventi da parte dei singoli partecipanti, il numero elevato può impedire ai soggetti più interessati e reattivi di sviluppare meglio i loro pensiero in quanto il tempo a loro disposizione si riduce. Quindi stabilire prima i tempi per gli interventi avendo possibilmente già un ordine degli interventi stessi, per ridurre i tempi morti, e dando al tavolo della presidenza dei parametri adeguati sin dall’inizio del meeting. E ovvio che il lavoro precedente è importantissimo, avvisare con ampio anticipo i partecipanti, meglio telefonicamente, facendo capire che la loro presenza è molto gradita per il loro contributo alla riuscita dell’evento, successivamente la mail di rito con l’ordine del giorno ben chiaro, il cronoprogramma ben scadenzato con i rituali break; la pausa è importante non solo “per staccare ”, ma anche per far discutere tra loro i partecipanti in modo informale.

Rispettare i tempi del meeting per un evento ben riuscito:
I tempi del nostro cronoprogramma dovranno essere rispettati, per non infastidire i partecipanti, non c’è nulla di peggio di un meeting che non rispetta i tempi. Il posto da raggiungere per il meeting, è importante quanto l’ora di inizio dei lavori, l’orario deve essere consono anche rispetto ai partecipanti, se dei partecipanti vengono da lontano, sono necessari quindi dei parcheggi, dando tempo di arrivare comodamente ma trovando anche una collocazione che permetta di arrivare con i mezzi pubblici.



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